Unud Musnahkan 13.335 Lembar Arsip In Aktif

Denpasar - Universitas Udayana (Unud) melalui Pusat Arsip selenggarakan pemusnahan arsip in aktif bertempat di Ruang 3.10 Lantai 3 Gedung Pascasarjana Kampus Sudirman Denpasar, Jumat (7/11/2025). Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Subkoordinator Kearsipan Putu Rosa Martika dan dihadiri Satuan Pengawas Internal (SPI), dan para perwakilan arsiparis di lingkungan Universitas Udayana.

I Nyoman Subaga selaku perwakilan dari arsiparis Universitas Udayana dalam laporannya menyampaikan, berdasarkan ketentuan Pasal 49 huruf b Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Selain itu, Pasal 51 ayat (2) menegaskan bahwa pemusnahan arsip wajib dilaksanakan dengan prosedur yang benar. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip tahun 2025 di Universitas Udayana kali ini terdapat sembilan unit yakni 1) Fakultas Ilmu Budaya sebanyak 839 lembar dari tahun 2010-2019, 2) Fakultas Pertanian sebanyak 9.453 lembar dari tahun 2012-2018, 3) Fakultas Kedokteran sebanyak 1.208 berkas dari tahun 2014-2015, 4) Fakultas Hukum sebanyak 1.583 berkas dan 400 lembar dari tahun 2015-2016, 5) Fakultas MIPA sebanyak 1.069 lembar dari tahun 2018-2021, 6) Fakultas Pariwisata sebanyak 450 berkas dari tahun  2013-2018, 7) Biro Kemahasiswaan sebanyak 642 berkas tahun 2015, 8) Biro Akademik Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat sebanyak 870 berkas dari tahun 2006-2016, dan 9) FISIP sebanyak 1.574 lembar dari tahun 2011-2014. Jadi tahun ini berkas yang dimusnahkan  berjumlah 4.753 berkas dan 13.335 lembar arsip. Pemusnahan arsip ini dilakukan dengan cara dicercah sehingga isi informasi serta fisik arsip tidak bisa dikenali kembali.

Sementara itu Subkoordinator Kearsipan Putu Rosa Martika dalam kesempatan ini menyampaikan ucapan terima kasih kepada undangan yang hadir dalam kegiatan ini, selain itu diharapkan dukungannya agar kegiatan kearsipan ini dapat terus berjalan dengan baik dan agar pada tahun-tahun berikutnya kegiatan kearsipan ini akan semakin berkembang dan melibatkan volume arsip yang lebih banyak lagi. 

Pemusnahan arsip inaktif ini juga dilengkapi dengan dokumen berupa foto dan rekaman dengan maksud agar dapat dimanfaatkan sebagai bukti fisik terhadap pelaksanaan pemusnahan arsip dengan melibatkan orang sebanyak 38 orang peserta. Sebagai bukti pelaksanaan, telah dibuat Berita Acara Pemusnahan Arsip Universitas Udayana Tahun 2025 yang ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Unsur Hukum (HTL), Unsur Pengawasan Internal (SPI), dan Penanggung jawab Pencipta Arsip. Selain itu, dibuat Daftar Arsip Musnah yang ditandatangani oleh pencipta arsip, dinilai oleh Arsiparis Ahli Muda, diverifikasi oleh Arsiparis Ahli Madya, dan disahkan melalui Keputusan Rektor tentang Penetapan Arsip Musnah Universitas Udayana Tahun 2025.